Chi phí là gì? Phân loại chi phí chi tiết chi tiết – các loại chi phí trong doanh nghiệp

Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được xác nhận bằng việc lấy thu nhập từ hoạt động kinh doanh trừ đi ngân sách mà doanh nghiệp đã sử dụng trong kỳ. Như vậy, chủ doanh nghiệp muốn xác nhận lợi nhuận thu về từ hoạt động kinh doanh cần phải nắm vững cả hai kpi là thu nhập và ngân sách. Vậy ngân sách là gì? Những nhầm lẫn về ngân sách mà mọi người thường gặp phải và phân loại ngân sách như vậy nào?

1. Ngân sách là gì ?

Ngân sách doanh nghiệp là kpi được phản ánh trên giải trình kết quả hoạt động kinh doanh và được sử dụng để xác nhận kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. 

Các Chuẩn mực Kế toán Quốc tế khái niệm ngân sách doanh nghiệp là .

Nói một cách dễ hiểu thì ngân sách (expenses) là toàn thể các khoản mà doanh nghiệp cần phải chi trả để có thể đạt được mục tiêu kinh doanh cuối cùng.

Việc xác nhận ngân sách có ý nghĩa lớn trong quản lý doanh nghiệp vì đây là nền tảng để chủ doanh nghiệp có thể phân tích và mang ra lựa chọn về phương án sản xuất, kinh doanh có lợi nhất, nhận xét năng suất và hiệu quả của doanh nghiệp. Không những thế, tính toán và phân tích ngân sách còn làm chủ doanh nghiệp định hướng và mang ra các quyết định thích hợp trong từng thời kỳ kinh doanh nhằm từng bước tối ưu ngân sách doanh nghiệp

Về dấu hiệu, trước hết có thể thấy ngân sách là phí phạm tài nguyên (bao gồm cả hữu hình và vô hình), vật chất và lao động của doanh nghiệp. Thêm vào đó, những phí phạm này hay ngân sách doanh nghiệp nối liền với mục đích hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 

Để được xem như là một khoản ngân sách doanh nghiệp và phản ánh trên giải trình kết quả hoạt động kinh doanh phải thỏa mãn các điều kiện sau:

• Sự giảm bớt lợi nhuận kinh tế trong tương lai có liên quan đến giảm giá trị tài sản hoặc tăng nợ phải trả;

• Mức giảm đó phải được xác nhận một cách đáng tin cậy;

• Khoản ngân sách đó phải đảm bảo phép tắc phù phù hợp với thu nhập.

2. Những cách hiểu sai lầm về ngân sách

Không ít chủ doanh nghiệp hiện tại vẫn còn nhầm lẫn giữa khái niệm ngân sách doanh nghiệp và dòng tiền ra, nghĩa là cứ thấy có chi tiền thì xem như đã phát sinh ngân sách. 

Nhầm lẫn thường gặp nhất giữa ngân sách và dòng tiền ra là:

Ví dụ 1: Tháng 6/2021 doanh nghiệp 𝓐 thuê nhà của doanh nghiệp Ɓ trong 6 tháng, phục vụ mục đích quản lý doanh nghiệp, trị giá 300 triệu đồng. Công ty tư vấn du học 𝓐 tính ra ngân sách điện nước, mặt bằng, lương nhân viên trong kỳ là 100 triệu. 

Công ty tư vấn du học 𝓐 tính ngân sách tháng 6 là: 300 + 100 = 400 triệu đồng

Đây là phương pháp tính sai bởi lẽ, khoản 300 triệu này phần lợi nhuận kinh tế mà doanh nghiệp 𝓐 thu về kéo dài 6 tháng, nên thực chất ngân sách mà họ bỏ ra trong từ tháng sẽ là

300 : 5 = 60 triệu đồng 

Và tổng ngân sách quản lý doanh nghiệp của doanh nghiệp 𝓐 trong tháng 6 sẽ là: 60 + 100 = 140 triệu đồng. Giá trị dòng tiền ra của công ty tư vấn du học 𝓐 đang là 300 triệu nhưng thực chất ngân sách mà công ty tư vấn du học 𝓐 sử dụng trong tháng sau chỉ là 140 triệu đồng.

2.2. Sai lầm liên quan đến ghi nhận ngân sách khấu hao tài sản

Đây là một sai lầm rất thường gặp ở nhiều công ty tư vấn du học mới thành lập khi chưa có bộ máy kế toán. Doanh nghiệp thường ghi nhận toàn thể nguyên giá tài sản vào ngân sách trong kỳ mua; hoặc coi giá trị tài sản là ngân sách đầu tư ban đầu mà không tính vào ngân sách sản xuất kinh doanh các kỳ.

Các nhầm lẫn này khiến DN ghi nhận thiếu/thừa ngân sách, dẫn theo nhận xét sai kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.

Do tài sản cố định sẽ tham gia vào quá trình sản xuất, kinh doanh trong nhiều kỳ nên doanh nghiệp phải tiến hành trích khấu hao tài sản vào ngân sách từng kỳ.

Tất cả chúng ta cùng theo dõi ví dụ sau:

Ví dụ 2: Doanh nghiệp 𝓐 đầu năm 2019 mua một thiết bị Ҳ phục vụ cho hoạt động sản xuất, trị giá của thiết bị Ҳ là 2 tỷ đồng. Doanh nghiệp ước tính có thể sử dụng thiết bị Ҳ trong thời gian 5 năm. 

Năm 2019 Thu nhập là 400 triệu, các ngân sách khác là 250 triệu đồng

Năm 2020 Thu nhập là 800 triệu, các ngân sách khác là 410 triệu đồng

Tính hết 2 tỷ thiết bị Ҳ vào ngân sách năm 2019

Lợi nhuận năm 2019 là: – 1,6 tỷ đồng; Lợi nhuận năm 2020 là 400 triệu.

Từ đây nhận xét DN đang tăng trưởng lợi nhuận rất tốt. Đây là tổng kết sai do phương pháp tính toán sai khi ghi nhận ngân sách.

Trích khấu hao ngân sách thiết bị Ҳ vào ngân sách sản xuất mỗi năm.

Rõ ràng và cụ thể: Ngân sách mỗi năm từ khấu hao thiết bị Ҳ là: 2 tỷ : 5 = 400 triệu

Lợi nhuận năm 2019 là 400 – 400 – 250 = -250 triệu (lỗ); 

Lợi nhuận năm 2020 là 800 – 400 – 410 = – 10 triệu (lỗ)

Như vậy, thực chất cả hai năm doanh nghiệp đều đang lỗ chứ không phải lãi nhiều vào năm 2020 như phương pháp tính sai bên trên.

Có rất nhiều khoản ngân sách thực tiễn phát sinh và thỏa mãn đầy đủ 3 điều kiện ghi nhận ngân sách nhưng thực chất lại bị bỏ qua, tiêu biểu là ngân sách lương của nhóm chủ doanh nghiệp. 

Nếu chủ doanh nghiệp trực tiếp tham gia điều hành, quản lý, cần tính lương của chủ DN để mang vào ngân sách quản lý DN. Điều này đảm bảo cho việc theo dõi lợi nhuận, cấu trúc ngân sách của công ty tư vấn du học là chuẩn xác

2.4 Nhầm lẫn giữa ngân sách và giá trị hàng tồn kho mua vào

Ví dụ, khi sắm sửa nguyên vật liệu nhập kho, nếu ghi nhận toàn thể giá trị nguyên vật liệu này vào ngân sách sản xuất trong kỳ là không chuẩn xác. Bởi lẽ, chỉ khi nào nguyên vật liệu đó được mang vào sản xuất thì mới “đóng góp” vào ngân sách doanh nghiệp. Nguyên vật liệu còn nằm trong kho là một dạng hàng tồn kho (tài sản) chứ chưa phải ngân sách.

Một số doanh nghiệp có cách hiểu sai là sẽ chỉ ghi nhận khoản ngân sách khi doanh nghiệp thu được hóa đơn từ người bán. Tuy nhiên, đây là một cách hiểu sai bởi ngân sách được ghi nhận khi đảm bảo thỏa mãn cả ba điều kiện bao gồm: làm giảm giá trị tài sản / tăng nợ phải trả; được xác nhận một cách đáng tin cậy và đảm bảo phép tắc phù phù hợp với thu nhập. Như vậy, việc ghi nhận ngân sách không phụ thuộc vào thời điểm doanh nghiệp thu được hóa đơn từ người bán.

Ví dụ: Hóa đơn điện nước của tháng 12/2020, đến đầu tháng 1 doanh nghiệp mới thu được; DN vẫn phải ghi nhận khoản điện nước này là ngân sách của tháng 12 vì nó phát sinh và phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của tháng 12.

3. Phân loại ngân sách doanh nghiệp

Các cách phân loại ngân sách sản xuất đa số:

Để phục vụ cho việc tập hợp, quản lý ngân sách theo nội dung kinh tế vị trí phát sinh, ngân sách được phân theo yếu tố. Cách phân loại này giúp cho việc xây dựng và phân tích định mức vốn lưu động cũng như việc lập, xác minh và phân tích dự toán ngân sách.

Theo quy định hiện hành ở Việt Nam, toàn thể ngân sách được chi làm 7 yếu tố sau:

• Yếu tố nguyên liệu, vật liệu: bao gồm toàn thể giá trị nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, phụ tùng thay thế, dụng cụ dụng cụ… sử dụng vào sản xuất kinh doanh (ngoại trừ giá trị dùng không hết nhập lại kho và phế liệu thu hồi cùng với nhiên liệu, động lực).

• Yếu tố nhiên liệu, động lực sử dụng vào quá trình sản xuất kinh doanh trong kỳ (trừ số dùng không hết nhập lại kho và phế liệu thu hồi).

• Yếu tố tiền lương và các khoản phụ cấp lương: phản ánh tổng số vốn lương và phụ cấp mang tính chất lượng phải trả cho người lao động.

• Yếu tố BHXH, BHYT, KPCĐ trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số vốn lương và phụ cấp lương phải trả lao động.

• Yếu tố khấu hao TSCĐ: phản ánh tổng số khấu hao TSCĐ phải trích trong kỳ của toàn bộ TSCĐ sử dụng cho sản xuất kinh doanh trong kỳ.

• Yếu tố ngân sách dịch vụ mua ngoài: phản ánh toàn thể ngân sách dịch vụ mua ngoài dùng vào sản xuất kinh doanh.

• Yếu tố ngân sách khác bằng tiền: phản ánh toàn thể ngân sách khác bằng tiền chưa phản ánh vào các yếu tố trên dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ.

3.2. Phân loại ngân sách sản xuất theo tác dụng kinh tế ngân sách (khoản mục ngân sách)

Căn cứ vào ý nghĩa của ngân sách trong giá thành sản phẩm và để thuận tiện cho việc tính giá thành toàn thể, ngân sách được phân theo khoản mục cách phân loại này dựa vào tác dụng của ngân sách và mức phân bổ ngân sách cho từng đối tượng.

Giá thành toàn thể của sản phẩm bao gồm 5 khoản mục ngân sách sau:

• Ngân sách nguyên vật liệu trực tiếp: là toàn thể ngân sách nguyên vật liệu được sử dụng trực tiếp cho quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm, lao vụ, dịch vụ.

• Ngân sách nhân lực trực tiếp: bao gồm tiền lương và các khoản phải trả trực tiếp cho công nhân sản xuất, các khoản trích theo tiền lương của công nhân sản xuất như kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế…

• Ngân sách sản xuất chung: là các khoản ngân sách liên quan tới việc phục vụ và quản lý sản xuất trong phạm vi các phân xưởng đội sản xuất, ngân sách sản xuất chung bao gồm các yếu tố sau.

  • Ngân sách nhân viên phân xưởng bao gồm ngân sách tiền lương, các khoản phải trả, các khoản trích theo lương của nhân viên phân xưởng và đội sản xuất.

  • Ngân sách vật liệu: bao gồm ngân sách vật liệu dùng chung cho phân xưởng sản xuất với mục đích là phục vụ quản lý sản xuất.

  • Ngân sách dụng cụ: bao gồm về ngân sách dụng cụ, dụng cụ ở phân xưởng để phục vụ sản xuất và quản lý sản xuất.

  • Ngân sách khấu hao TSCĐ: bao gồm toàn thể ngân sách khấu hao của TSCĐ thuộc các phân xưởng sản xuất quản lý sử dụng.

  • Ngân sách dịch vụ mua ngoài: gồm các ngân sách dịch vụ mua ngoài dùng cho hoạt động phục vụ và quản lý sản xuất của phân xưởng và đội sản xuất.

  • Ngân sách khác bằng tiền: là các khoản trực tiếp bằng tiền dùng cho việc phục vụ và quản lý và sản xuất ở phân xưởng sản xuất.

• Ngân sách bán hàng: là ngân sách lưu thông và ngân sách tiếp thị phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm hàng hóa, lao vụ, dịch vụ loại ngân sách này có: ngân sách quảng cáo, ship hàng, giao dịch, hoa hồng bán hàng, ngân sách nhân viên bán hàng và ngân sách khác nối liền đến giữ gìn và tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa…

• Ngân sách quản lý doanh nghiệp: là các khoản ngân sách liên quan tới việc phục vụ và quản lý sản xuất kinh doanh có tính chất chung của toàn doanh nghiệp. Ngân sách quản lý doanh nghiệp bao gồm:

  • Ngân sách nhân viên quản lý ngân sách vật liệu quản lý,

  • Ngân sách đồ vật văn phòng, khấu hao TSCĐ dùng chung toàn thể doanh nghiệp,

  • Các loại thuế, phí có tính chất ngân sách,

  • Ngân sách tiếp khách, hội nghị.

3.3. Phân loại ngân sách sản xuất theo tác dụng ngân sách:

• Ngân sách nguyên vật liệu trực tiếp: là ngân sách nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ trực tiếp để chế tạo ra sản phẩm.

• Ngân sách nhân lực trực tiếp: bao gồm toàn thể các khoản tiền lương, các khoản trích lương, phụ cấp mang tính chất lương của công nhân trực tiếp sản xuất.

• Ngân sách sản xuất chung: bao gồm toàn thể những ngân sách liên quan tới hoạt động quản lý phục vụ sản xuất trong phạm vi phân xưởng, tổ đội (ngân sách nhân viên phân xưởng, nguyên vật liệu, ngân sách dụng cụ, dụng cụ; ngân sách khấu hao thiết bị sản xuất, nhà xưởng; dịch vụ mua ngoài; ngân sách bằng tiền khác)

3.4. Phân loại theo nội dung của ngân sách:

• Ngân sách nguyên vật liệu: bao gồm các khoản ngân sách phát sinh trong kỳ kinh doanh.

• Ngân sách nhân lực: bao gồm các khoản tiền lương, thưởng, khoản trích lương tính vào ngân sách trong kỳ phục vụ cho quá trình sản xuất.

• Ngân sách khấu hao tài sản cố định: là giá trị hao mòn của tài sản cố định được sử dụng trong kỳ sản xuất của doanh nghiệp.

• Ngân sách dịch vụ mua ngoài

• Ngân sách bằng tiền.

3.5. Phân loại ngân sách theo mối quan hệ với sản lượng sản xuất:

• Ngân sách cố định: là những ngân sách mà tổng số không thay đổi khi có sự thay đổi về mức độ hoạt động của nhà cung cấp.

• Ngân sách thay đổi: là những ngân sách thay đổi tỷ lệ với mức độ hoạt động sản xuất của nhà cung cấp.

3.6. Phân loại ngân sách theo mối quan hệ với lợi nhuận:

• Ngân sách thời kỳ: là ngân sách phát sinh sẽ làm giảm lợi nhuận kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp, bao gồm ngân sách bán hàng và ngân sách quản lý doanh nghiệp.

• Ngân sách sản phẩm: là các khoản ngân sách phát sinh tạo thành giá trị của vật tư, tài sản hoặc thành quả và nó được xem như là một loại tài sản lưu động của doanh nghiệp và chỉ trở thành tổn phí khi sản phẩm được tiêu thụ.

3.7. Phân loại ngân sách theo đối tượng tập hợp ngân sách và phương pháp tập hợp ngân sách:

• Ngân sách trực tiếp: là những khoản ngân sách phát sinh được tập hợp trực tiếp cho một đối tượng tập hợp ngân sách.

• Ngân sách gián tiếp: là loại ngân sách liên quan đến nhiều đối tượng, do đó người ta phải tập hợp sau đó tiến hành phân bổ theo những tiêu thức thích hợp.

4. Phân phối các khái niệm liên quan – phí và lệ phí

4.1 Các thông tin về phí

Theo Khoản 1 Điều 3 Luật số: 97/2015/QH13, Phí là khoản tiền mà tổ chức, cá nhân phải trả nhằm cơ bản bù đắp ngân sách và mang tính phục vụ khi được đơn vị nhà nước, nhà cung cấp sự nghiệp công lập và tổ chức được đơn vị nhà nước có thẩm quyền giao phân phối dịch vụ công được quy định trong Mục lục phí công bố kèm theo Luật này.

Ví dụ: Phí phân phối thông tin doanh nghiệp, phí chứng thực xuất xứ hàng hóa,…

Mục đích của các loại phí là nhằm cơ bản bù đắp ngân sách. Thêm vào đó, việc thu phí cũng mang tính phục vụ khi cá nhân, tổ chức được đơn vị nhà nước, nhà cung cấp sự nghiệp công lập và tổ chức được đơn vị nhà nước có thẩm quyền giao phân phối dịch vụ công.

Xác nhận mức thu phí dựa trên phép tắc đảm bảo bù đắp ngân sách và có tính đến quyết sách phát triển kinh tế – xã hội của Nhà nước trong từng thời kỳ. Đồng thời, xác nhận mức thu phí cũng nên dựa trên phép tắc đảm bảo công bình, công khai, sáng tỏ và đồng đẳng về quyền và nghĩa vụ của công dân.

Đơn vị nhà nước và các nhà cung cấp sự nghiệp công lập; tổ chức được đơn vị nhà nước có thẩm quyền giao phân phối dịch vụ công là những nhà cung cấp có thẩm quyền thu phí. Các khoản thu phí sau đó được:

• Khấu trừ nếu đơn vị nhà nước được khoán ngân sách hoạt động từ nguồn thu phí;

• Để lại một phần hoặc toàn thể số vốn phí thu được để trang trải ngân sách hoạt động phân phối dịch vụ, thu phí trên nền tảng dự toán được đơn vị nhà nước có thẩm quyền phê duyệt so với các nhà cung cấp sự nghiệp công;

• Phần sót lại sẽ nộp vào Ngân sách nhà nước.

4. Các thông tin về lệ phí

Theo Khoản 2 Điều 3 Luật số: 97/2015/QH13, lệ phí là khoản tiền được ấn định mà tổ chức, cá nhân phải nộp khi được đơn vị nhà nước phân phối dịch vụ công, phục vụ công việc quản lý nhà nước được quy định trong Mục lục lệ phí công bố kèm theo Luật này.

Ví dụ: Lệ phí đăng ký cư trú, lệ phí cấp căn cước công dân,…

Về cơ bản, lệ phí được đơn vị có thẩm quyền ấn định từ trước. Mục đích của lệ phí không phải là bù đắp ngân sách. Xác nhận mức thu lệ phí trên nền tảng đảm bảo công bình, công khai, sáng tỏ và đồng đẳng về quyền và nghĩa vụ của công dân.

Đơn vị nhà nước là nhà cung cấp duy nhất được thu lệ phí, các khoản thu này sau đó được nộp toàn thể vào Ngân sách nhà nước. 

Kpi ngân sách là kpi vô cùng quan trọng trong doanh nghiệp, chủ doanh nghiệp thiết yếu phải thực hiện theo dõi thường xuyên, liên tục. Thêm vào đó, chủ doanh nghiệp cũng nên tiến hành theo dõi tình hình ngân sách phát sinh trong kỳ theo thời gian, theo VP/ Chi nhánh, theo từng khoản mục ngân sách và so sánh các khoản ngân sách phát sinh… Bởi lẽ, điều này sẽ giúp chủ doanh nghiệp có được cái nhìn chuẩn xác và kịp thời để từ đó mang ra các quyết định thích hợp, kịp thời.

Để làm được điều này, chủ doanh nghiệp cần đến sự trợ giúp của các dụng cụ software công nghệ ví dụ như software kế toán online MISA AMIS. AMIS Kế toán – phương án quản trị tài chính thông minh thế hệ mới có nhiều tính năng nổi trội, nhất là các tính năng về thu nhập như:

• Ngân sách: Theo dõi tình hình ngân sách phát sinh trong kỳ theo thời gian, theo VP/ Chi nhánh, theo từng khoản mục ngân sách và so sánh các khoản ngân sách phát sinh

• Kpi tài chính: Xem tổng quan tình hình sức khỏe của doanh nghiệp như khả năng hoạt động, khả năng sinh lời…

• Đầy đủ giải trình quản trị: Hàng trăm giải trình quản trị theo mẫu hoặc tự thiết kế chỉnh sửa, thỏa mãn nhu cầu của doanh nghiệp thuộc mọi nghề nghề.

• Tự động hóa việc lập giải trình: Tự động tổng hợp số liệu lên giải trình thuế, giải trình tài chính và các sổ sách giúp doanh nghiệp nộp giải trình kịp thời, chuẩn xác.

Mời Quý Doanh nghiệp, Anh/Chị Kế toán đăng ký trải nghiệm miễn phí 15 ngày bản dùng thử software kế toán online MISA AMIS tại đây.

5/5 – (1 bình chọn)