Chi phí quản lý doanh nghiệp – Hạch toán Tài khoản 642 – chi phí quản lý doanh nghiệp

Kế toán các khoản ngân sách quản lý doanh nghiệp: Từ hạch toán, kiểm tra, quản lý hiệu quả đến hoàn thiện hồ sơ phục vụ thanh xác minh thuế

Ngày nay, với sự tăng trưởng đối đầu và tình hình dịch bệnh viêm hệ hô hấp cấp nCoV (Covid19) tình tiết phức tạp trên toàn thị trường quốc tế đã tạo thêm gánh nặng ngân sách lên doanh nghiệp. Một trong những hướng đi đúng đắn giúp DN vượt qua đại dịch thành công và tăng trưởng khả năng phát triển vững chắc là quản lý tốt các ngân sách của DN tránh lãng phí, thất thoát.

Xem thêm:

Gắn bó với doanh nghiệp trong mùa Covid khó khăn, MISA AMIS gửi tới nội dung “Kế toán các khoản chi phí quản lý DN – Tài khoản 642” nhằm trình bày, hướng dẫn kế toán một cách toàn diện về ngân sách DN cũng như các gợi ý một số phương án quản lý hiệu quả góp phần giúp DN vượt qua thời kỳ khó khăn này.

1. Ngân sách quản lý doanh nghiệp bao gồm những gì?

Khái niệm về ngân sách quản lý DN có thể được hiểu theo 2 phương diện như sau:

– Khái niệm ngân sách quản lý doanh nghiệp theo phương diện kinh tế học

Là các ngân sách mà DN phải gánh chịu và không liên quan trực tiếp đó tính năng rõ ràng và cụ thể như sản xuất sản phẩm, hoặc bán hàng, là các phí phạm về nguồn lực liên quan đến nhân viên quản lý và hệ thống quản lý của DN để doanh nghiệp đạt được mục tiêu lợi nhuận và các mục tiêu khác của mình. 

Ngân sách quản lý DN bao gồm phí phạm lao động quản lý, phí phạm dụng cụ quản lý và phí phạm vật chất quản lý.

  

– Khái niệm ngân sách quản lý doanh nghiệp theo phương diện kế toán tài chính:

 

Ngân sách quản lý DN bao gồm các ngân sách quản lý chung của DN như: 

• Các ngân sách về lương nhân viên phòng ban quản lý

  DN

  ; bảo hiểm của nhân viên quản lý

  DN

  ; 

• Ngân sách vật liệu, dụng cụ, khấu hao (khách hàng) TSCĐ dùng cho quản lý

  DN

  ; 

• Tiền thuê đất, tiền lệ phí môn bài;

• Dự trữ phải thu khó đòi; 

• Dịch vụ mua ngoài (điện, nước, smartphone…) và ngân sách bằng tiền khác liên quan đến hoạt động quản lý

  DN

2. Kế toán ngân sách quản lý doanh nghiệp

2.1. Tài khoản kế toán 642

Trong kế toán ngân sách quản lý DN được ghi nhận và hạch toán vào 1 tài khoản tách biệt như sau:

Thông tư số 200/2014/TT-BTC

Thông tư số 133/2016/TT-BTC

Tài khoản sử dụng là một tài khoản cấp 1: Tài khoản 642 – Ngân sách quản lý

DN.

Tài khoản sử dụng là một tài khoản cấp 2: Tài khoản 6422 – Ngân sách quản lý

DN

.

Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 642 (

Bên Nợ:

Bên Có:

– Các ngân sách quản lý

DN

thực tiễn phát sinh trong kỳ;

– Số dự trữ phải thu khó đòi, dự trữ phải trả (Chênh lệch giữa số dự trữ phải lập kỳ này to hơn số dự trữ đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết);

– Các khoản được ghi giảm ngân sách quản lý

DN

;

– Hoàn nhập dự trữ phải thu khó đòi, dự trữ phải trả (chênh lệch giữa số dự trữ phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự trữ đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết);

– Kết chuyển ngân sách quản lý DN vào tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”.

Số dư: Tài khoản 642- Ngân sách quản lý

DN

không có số dư cuối kỳ.

2.2 Tài khoản 642 có 8 tài khoản cấp 2 như sau:

Phản ánh các khoản phải trả cho CBNV quản lý DN, như tiền lương, các khoản phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp của Ban Giám đốc, nhân viên quản lý ở các phòng, ban của DN.

Phản ánh ngân sách vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý DN như văn phòng phẩm… vật liệu sử dụng cho việc sửa chữa TSCĐ, dụng cụ, dụng cụ, … (giá có thuế, hoặc chưa có thuế GTGT).

 Phản ánh ngân sách dụng cụ, vật dụng văn phòng dùng cho công tác quản lý (giá có thuế, hoặc chưa có thuế GTGT).

Phản ánh ngân sách khấu hao TSCĐ dùng chung cho DN như: Nhà cửa làm việc của các phòng ban, kho tàng, vật thiết kế, phương tiện vận tải truyền dẫn, máy móc thiết bị quản lý dùng trên văn phòng, …

 Phản ánh ngân sách về thuế, phí và lệ phí như: thuế môn bài, tiền thuê đất, … và các khoản phí, lệ phí khác.

Phản ánh các khoản dự trữ phải thu khó đòi, dự trữ phải trả tính vào ngân sách sản xuất, kinh doanh của DN.

Phản ánh các ngân sách của các dịch vụ mua bên ngoài phục vụ cho công tác quản lý DN; các khoản chi mua và sử dụng các tài liệu kỹ thuật, bằng sáng chế, … (không đủ tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ) được tính theo phương pháp phân bổ dần vào ngân sách quản lý DN; tiền thuê TSCĐ, ngân sách trả cho nhà thầu phụ.

Phản ánh các ngân sách khác thuộc quản lý chung của DN, ngoài các ngân sách đã kể trên, như: Ngân sách hội nghị, tiếp khách, công tác phí, tàu xe, khoản chi cho lao động nữ, …

3. Phương pháp kế toán ngân sách quản lý doanh nghiệp

Phương pháp kế toán ngân sách quản lý DN được minh họa theo sơ đồ kế toán sau

Ví dụ: Tại Trung tâm tư vấn du học Cổ phần Chiến Thắng trong năm И+1 có phát sinh một số nghiệp vụ kinh tế liên quan đến ngân sách quản lý DN như sau:

1. Tính và nộp tiền lệ phí môn bài năm И+1: 2.000 bằng tiền mặt.

2. Tính lương cho cán bộ quản lý công ty tư vấn du học: 90.000 

3. Trích BHXH, BHYT, BHTN cho cán bộ quản lý công ty tư vấn du học theo tỷ lệ trích 32% (DN đóng 21,5% và NLĐ đóng 10,5%). Thanh toán tiền lương cho cán bộ quản lý và nộp bảo hiểm cho đơn vị BHXH bằng tiền gửi ngân hàng.

4. Xuất kho dụng cụ dụng cụ dùng cho văn phòng thuộc loại dùng 1 lần trị giá: 2.000

5. Trích khách hàng tài sản cố định (ô tô con 4 chỗ) dùng cho quản lý

   DN

   :

Nguyên giá ô tô là: 1.000.000 thời gian KH10 năm, khởi đầu khách hàng từ năm И+1.

1. Thanh toán tiền điện dùng ở phòng ban quản lý

   DN

   bằng tiền gửi ngân hàng: 12.000

2. Thanh toán tiền xăng thực tiễn phát sinh có hóa đơn hợp pháp và tổng tiền vé cước cầu đường dùng cho xe ô tô dùng cho quản lý là 10.000 đã trả bằng tiền mặt.

Yêu cầu:  1/ Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh 

 2/ Nhận xét mức ngân sách quản lý DN trong năm И+1 so với năm И.

Biết rằng năm И có thu nhập là 10.200.000 và tổng ngân sách quản lý DN là 120.000. Thu nhập năm И+1 là 10.500.000.

Giải đáp:

Phần 1: Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại năm И+1.

.

NV1: Tính và nộp tiền lệ phí môn bài năm И+1: 2.000 bằng tiền mặt.

+ Tính lệ phí môn bài năm И+1

Nợ TK 6425 – Thuế, phí và lệ phí: 2.000

Có TK 3339 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước: 2.000

+ Nộp lệ phí môn bài năm И+1 bằng tiền mặt:

Nợ TK 3339 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước: 2.000

Có TK 111- Tiền mặt: 2.000

NV2: Tính lương cho cán bộ quản lý công ty tư vấn du học: 90.000.

Tính lương cho cán bộ quản lý công ty tư vấn du học:

Nợ TK 6421 – Ngân sách NV quản lý: 90.000

Có TK 334 – Phải trả người lao động: 90.000

NV3: Trích BHXH, BHYT, BHTN cho cán bộ quản lý công ty tư vấn du học theo tỷ lệ trích 32% (DN đóng 21,5% và NLĐ đóng 10,5%). Thanh toán tiền lương cho cán bộ quản lý và nộp bảo hiểm cho đơn vị BHXH bằng tiền gửi ngân hàng

• Trích BHXH, BHYT, BHTN 

+ Trích BHXH, BHYT, BHTN phần DN chịu:

Nợ TK 6421 – Ngân sách NV quản lý: 90.000*21,5% = 19.350

Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác: 90.000*21,5% =19.350

     + Trích BHXH, BHYT, BHTN phần người lao động chịu:

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động: 90.000*10,5% = 9.450

Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác: 90.000*10,5% = 9.450

– Thanh toán lương và nộp BHXH:

+ Thanh toán lương cho cán bộ quản lý công ty tư vấn du học bằng tiền gửi ngân hàng.

Nợ TK 334- Phải trả người lao động: 90.000-9.450 = 80.550

Có các TK 112- Tiền gửi ngân hàng:  80.550

+  Nộp bảo hiểm cho đơn vị BHXH bằng tiền gửi ngân hàng

Nợ TK 338- Phải trả, phải nộp khác: 19.350+9.450= 28.800

Có các TK 112- Tiền gửi ngân hàng:  28.800

NV4: Xuất kho dụng cụ dụng cụ dùng cho văn phòng thuộc loại dùng 1 lần trị giá: 2.000

Nợ TK 6423 – Ngân sách vật dụng văn phòng: 2.000

Có TK 153 – Dụng cụ, dụng cụ: 2.000

NV5: Trích khách hàng tài sản cố định (ô tô con 4 chỗ) dùng cho quản lý DN:

Nguyên giá ô tô là: 1.000.000 thời gian khách hàng 10 năm, khởi đầu khách hàng từ năm И+1.

Nợ TK 6424 – Ngân sách khách hàng TSCĐ: 1.000.000/10 = 100.000

Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ: 100.000

NV6: Thanh toán tiền điện dùng ở phòng ban quản lý DN bằng tiền gửi ngân hàng: 12.000

Nợ TK 6427 – Ngân sách DV mua ngoài: 12.000

Có các TK 112-Tiền gửi ngân hàng: 12.000

NV7: Thanh toán tiền xăng thực tiễn phát sinh có hóa đơn hợp pháp và tổng tiền vé cước cầu đường dùng cho xe ô tô dùng cho quản lý là 10.000 đã trả bằng tiền mặt.

Nợ TK 6428 – Ngân sách bằng tiền khác: 10.000

Có TK 111-Tiền mặt: 10.000

Phần 2: Nhận xét mức chi phí QLDN trong năm И+1 so với năm И.

Xác nhận tổng ngân sách QLDN phát sinh năm И+1 bằng tổng phát sinh bên Nợ TK 642 = 2.000+90.000+19.350+2.000+100.000+12.000+10.000 = 235.350 (nghìn đồng)

*So sánh tổng ngân sách QLDN năm И+1 với năm И.

Bảng so sánh tỷ trọng ngân sách quản lý doanh nghiệp trên thu nhập

Thời gian Kpi

Năm И+1

Năm И

Thu nhập

10.500.000

10.200.000

Tổng ngân sách

235.350

120.000

Tỷ trọng ngân sách quản lý doanh nghiệp/thu nhập

= 235.350/10.500.000 

= 0,0224 lần 

(tương tự 2.24 %)

=120.000/10.200.000

=0,0118 lần 

(tương tự 1.18 %)

Nhận xét: 

+ Tổng ngân sách QLDN năm И+1 là 235.350 cao hơn năm И có tổng ngân sách  là 120.000 như vậy xét về giá trị đã tăng = 235.350 -120.000 =115.350 tương ứng mức tăng 96,125%.

+ Xem xét tỷ trọng ngân sách QLDN trên thu nhập năm И+1 là 2,24% so với năm И là 1,18% tăng 1,06%.

🡺 Như vậy việc tính toán như trên cho phép nhận thấy, thoạt nhìn quản lý ngân sách quản lý doanh nghiệp của năm И tốt hơn năm И+1 do tổng ngân sách chi ra tăng trưởng. Tuy nhiên, nếu xem xét về tỷ trọng thì có thể thấy trong 100% thu nhập năm И+1 có đến 2,24% là ngân sách QLDN trong lúc đó năm И con số này chỉ là 1,18%. Cụ thể hơn nữa, kế toán có thể đối chiếu phân tích từng khoản mục nhỏ để nhận ra khoản mục ngân sách nào đang bị tăng trưởng từ đó kiểm tra tốt hơn ngân sách phát sinh.

Không những thế, doanh nghiệp cần xây dựng định mức ngân sách QLDN cho các năm tiếp theo tốt hơn để tránh lãng phí thất thoát cho doanh nghiệp.

4. Những lưu ý trọng yếu về kế toán ngân sách quản lý doanh nghiệp khi thanh xác minh thuế

4.1 Các sai sót thường gặp dễ bị loại khi thanh xác minh thuế.

• Sai sót về chứng từ, hồ sơ

* Về hóa đơn:

– Hóa đơn đầu vào không đủ điều kiện khấu trừ và ghi nhận ngân sách doanh nghiệp:

+ Trên hóa đơn không ghi đúng tên, địa chỉ doanh nghiệp nhưng lại không có biên bản điều chỉnh kèm theo. 

+ Ghi sai mã số thuế doanh nghiệp nhưng lại không có hóa đơn và biên bản điều chỉnh kèm theo.

+ Hóa đơn đầu vào của tổ chức mua bán hóa đơn, hóa đơn trái phép, hóa đơn chưa làm thông báo phát hành nhưng doanh nghiệp vẫn thống kê, hạch toán ngân sách.

+ Hóa đơn của tổ chức bị cưỡng chế hóa đơn tại thời điểm xuất hóa đơn đã bị đơn vị thuế thông báo về hóa đơn không có giá trị sử dụng.

• Hóa đơn hàng hóa cho doanh nghiệp kèm Bảng kê cụ thể nhưng Bảng kê không đầy đủ các kpi theo hướng dẫn tại Thông tư 39/2014/TT-BTC.

Lưu ý: Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì sẽ phải kê trực tiếp các mặt hàng vào hóa đơn mà không được lập bảng kê đính kèm trừ một số trường hợp được sự cho phép của Bộ Tài Chính.

– Ngoài ra, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt hành chính khi sử dụng hóa đơn bị tẩy xóa, lập sai các tiêu thức bắt buộc trên hóa đơn.

* Về chứng từ:

– Chứng từ về ngân sách tiền lương : Không có hợp đồng lao động, bảng chấm công bảng thanh toán lương cho nhân viên quản lý doanh nghiệp.

– Chứng từ về ngân sách dịch vụ mua ngoài: Không có hợp đồng, đơn đặt mua hoặc không có chứng từ thanh toán hóa đơn dịch vụ đó.

– Không lập bảng trích khấu hao TSCĐ, bảng theo dõi phân bổ CCDC.

• Phát hiện sai sót, dấu hiệu gian dối qua phân tích chỉ số

+ So sánh tỷ lệ ngân sách quản lý doanh nghiệp/Thu nhập các năm: Ví dụ, tỷ lệ ngân sách QLDN/Thu nhập dao động từ 1% –10% là hợp lý, nhưng qua xác minh đơn vị thuế lại phát hiện ngân sách quản lý doanh nghiệp trên thu nhập chiếm đến 30%-50% đây là dị thường sẽ bị rủi ro.

+ Ngân sách xăng xe cho quản lý phải căn cứ vào định mức tiêu hao của xe (khoảng 4 – 6 lít xăng/100 km) không được ghi các ngân sách xăng không thực tiễn phát sinh vượt quá xa so với định mức.

4.2 Cách kiểm tra và hoàn thiện hồ sơ về ngân sách quản lý doanh nghiệp

– Để ghi nhận vào ngân sách của doanh nghiệp thì ngoài việc có hóa đơn hợp pháp, doanh nghiệp còn phải có bộ hồ sơ minh chứng tính xác thực, thực tiễn phát sinh và có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

– Hồ sơ về ngân sách tiền lương quản lý doanh nghiệp gồm: bảng chấm công, bảng tính và thanh toán lương, chứng từ thanh toán lương, hợp đồng lao động và các quy chế công ty tư vấn du học , thỏa ước lao động (nếu có). 

Lưu ý, tại tiết {d}, điểm 2.5, khoản 2, Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014 của Bộ Tài chính quy định : “Tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên (do một cá nhân làm chủ); thù lao trả cho các sáng lập viên, thành viên của hội đồng thành viên, hội đồng quản trị mà những người này không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất, kinh doanh.” sẽ không được tính vào ngân sách được trừ khi tính thuế TNDN.

– Hồ sơ về ngân sách dịch vụ mua ngoài là hợp đồng mua bán và thanh lý hợp đồng, chứng từ thanh toán, hóa đơn hợp pháp, biên bản nghiệm thu xác nhận dịch vụ hoàn thiện. 

Lưu ý: các hóa đơn về ngân sách tiếp khách trên hóa đơn không được ghi là: “Tiếp khách” mà phải ghi “Dịch vụ ăn uống” vì theo quy định tại Quyết định về mã nghề nghề đăng ký kinh doanh thì không có nghề nghề “Tiếp khách”. 

Trong doanh nghiệp có ô tô dùng cho quản lý nên có nhật trình xe ghi lại hành trình di chuyển và quãng đường để tính ngân sách tiêu hao nhiên liệu và mang ra định mức xăng dầu hợp lý. 

So với ngân sách mua DV bên ngoài về hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn của nền tảng kinh doanh  phải lập bảng kê theo mẫu số 01/TNDN công bố kèm theo Thông tư 78/2014/TT-BTC thì khoản ngân sách đó mới được tính vào ngân sách được trừ khi tính thuế TNDN.

– Hồ sơ về phân bổ CCDC và khách hàng tài sản cố định: Sổ CCDC, Sổ TSCĐ, bảng theo dõi phân bổ CCDC, trích khách hàng TSCĐ, chứng từ phân bổ CCDC, chứng từ trích khách hàng TSCĐ hàng tháng. 

Lưu ý: Trích khấu hao TSCĐ phải tuân thủ theo hướng dẫn tại Thông tư số 45/2013/TT-BTC, không được tự ý thay đổi phương pháp trích khấu hao khi chưa thông báo cho đơn vị thuế, doanh nghiệp chỉ được thay đổi thời gian trích khấu hao TSCĐ một lần so với một tài sản. Trích khấu hao TSCĐ phải được thực hiện nhất quán, liên tục.

5. Kiểm tra ngân sách quản lý doanh nghiệp trong kế toán quản trị của doanh nghiệp

Ban lãnh đạo doanh nghiệp cần chủ động, nhanh chóng ra các quyết định, các phương án quản lý ngân sách nói chung và ngân sách quản lý doanh nghiệp nói riêng kịp thời, hiệu quả; vận dụng so với toàn bộ các phòng ban, nhất là phòng kế toán. 

Nhiệm vụ của Phòng kế toán ngoài việc theo dõi hạch toán đúng, đủ ngân sách phát sinh; kiểm tra các khoản ngân sách còn cần xây dựng Quy chế tiêu xài nội bộ, các định mức, kpi. 

Phòng ban kế toán đồng thời cũng là phòng ban quản lý, giám sát trực tiếp các ngân sách phát sinh; làm các giải trình thống kê, phân tích ngân sách từ đó kịp thời tư vấn cho Ban lãnh đạo các phương án để sử dụng và quản lý ngân sách hiệu quả nhất.

5.1 Kiểm tra các khoản mục ngân sách

• Ngân sách nhân viên quản lý

 Doanh nghiệp cần xây dựng KPI (Key Performance Indicator- là chỉ số đo lường và nhận xét hiệu quả hoạt động của nhân viên, phòng ban trong một công ty tư vấn du học …) cho từng vị trí quản lý trong doanh nghiệp đảm bảo việc trả lương xứng đáng cho mỗi vị trí, điều  này cũng khuyến khích các nhân viên quản lý từ mức cao nhất đến thấp nhất làm việc với hiệu quả tốt nhất cho doanh nghiệp, đồng thời cũng đảm bảo yêu cầu tinh, gọn, nhẹ của bộ máy quản lý đảm bảo tiết kiệm ngân sách tiền lương, phụ cấp,bảo hiểm…tối đa cho doanh nghiệp.

• Ngân sách vật liệu quản lý, ngân sách vật dụng văn phòng

 Các ngân sách liên quan đến văn phòng phẩm, dụng cụ, dụng cụ, vật dụng cho công tác quản lý thì doanh nghiệp phải khoán định mức cho từng phòng ban, phòng ban, phải tuân thủ Quy chế tiêu xài nội bộ, đồng thời có cơ chế thưởng, phạt hợp lý để khuyến khích từng nhân viên, phòng ban, phòng ban sử dụng tiết kiệm hiệu quả nhất.

• Ngân sách khấu hao TSCĐ

Phản ánh đúng, đủ ngân sách khấu hao TSCĐ dùng trong quản lý cho doanh nghiệp như: Nhà cửa làm việc của các phòng ban, kho tàng, vật thiết kế, máy móc thiết bị…đồng thời cũng có quyết sách thưởng phạt rõ ràng trong việc sử dụng hiệu quả các TSCĐ cũng như phải cảnh giác và giữ gìn tài sản tránh tình trạng sử dụng lãng phí và làm cho TSCĐ mau hỏng.

• Thuế, phí và lệ phí

Doanh nghiệp cần phải tính đúng và nộp đủ, đúng hạn các loại thuế, phí theo quy định của pháp luật hiện hành tránh tình trạng doanh nghiệp bị các đơn vị Nhà nước phạt vi phạm.

• Ngân sách dự trữ

 Phòng ban kế toán của doanh nghiệp cần phải chủ động quản lý, kết phù hợp với phòng ban bán hàng và các phòng ban khác liên quan để thu hồi công nợ khách hàng nhanh chóng, đảm bảo doanh nghiệp không phải lập dự trữ các khoản nợ phải thu khó đòi hoặc nếu phải lập dự trữ thì ở mức thấp nhất…

• Ngân sách dịch vụ mua ngoài, ngân sách bằng tiền khác

 Doanh nghiệp phải xây dựng được các định mức hợp lý, tiết kiệm so với các ngân sách điện, nước, smartphone, mạng internet…Ngân sách tiếp khách, hội nghị phải giảm bớt tối đa chỉ phục vụ cho mục đích sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Các ngân sách khác phát sinh liên quan như tiền thuê TSCĐ, sửa chữa TSCĐ, công tác phí, các khoản chi khác cho người lao động… cũng phải tuân thủ Quy chế tiêu xài nội bộ đảm bảo tiết kiệm hiệu quả nhất.

5.2 Ghi nhận ngân sách quản lý doanh nghiệp đúng kỳ

So với những ngân sách quản lý doanh nghiệp đã phát sinh trong kỳ giải trình nhưng thực tiễn chưa chi trả do chưa có hóa đơn hoặc chưa có đủ hồ sơ tài liệu…,thì doanh nghiệp phải  ghi nhận đúng, đủ các ngân sách này vào đúng kỳ giải trình (Ghi Nợ TK 642–CPQLDN và ghi Có TK 335 – Ngân sách phải trả) đảm bảo tuân thủ phép tắc của Chuẩn mực kế toán là Thu nhập phải thích hợp ngân sách.

Ví dụ: Tại thời điểm 31/12 doanh nghiệp phải ghi nhận đủ ngân sách tiền vé máy cất cánh cho các thành viên Ban giám đốc đi công tác mặc dù hóa đơn tài chính của vé máy cất cánh được công ty tư vấn du học dịch vụ bán vé xuất trả vào tháng 1 năm sau…

Hoặc ngân sách thuê máy phô tô sao chép của quý 4 kỳ giải trình năm nay cũng phải được hạch toán đúng vào kỳ giải trình năm nay mặc dù doanh nghiệp chưa thu được hóa đơn của nhà sản xuất dịch vụ thuê mướn máy phô tô sao chép.

6. Cách quản lý ngân sách quản lý doanh nghiệp hiệu quả

Ngân sách quản lý doanh nghiệp bao nhiêu là hợp lý

Để trả lời thắc mắc này tất cả chúng ta phải căn cứ vào dấu hiệu, quy mô của từng loại hình doanh nghiệp để có thể mang ra được tỷ lệ thích hợp. 

Mỗi loại hình doanh nghiệp khác nhau sẽ có cơ cấu tỷ lệ ngân sách QLDN khác nhau phụ thuộc vào nghề nghề và chu kỳ sống của doanh nghiệp và cả vòng đời của sản phẩm mà doanh nghiệp đang nắm giữ. 

Căn cứ vào lịch sử thống kê của doanh nghiệp, của nghề cũng như các định hướng, kế sách phát triển…doanh nghiệp suy xét tỷ lệ thích hợp ở mỗi thời điểm. Theo kinh nghiệm, thông thường ngân sách QLDN nên chiếm từ 1% đến 5% trên tổng thu nhập của doanh nghiệp. Tỷ trọng ngân sách QLDN trên tổng thu nhập chiếm từ 2% trở xuống là tối ưu.

Xem thêm:

Cách xây dựng định mức ngân sách quản lý doanh nghiệp

Bài toán đề ra là làm sao để quản lý ngân sách quản lý doanh nghiệp hiệu quả? 

Câu trả lời là xây dựng định mức ngân sách QLDN ngay từ đầu năm giống như việc ta muốn quản lý tốt ngân sách sản xuất thì ta cần xây dựng định mức sản xuất từ đầu năm để làm căn cứ quản lý ngân sách sản xuất hiệu quả.

Định mức ngân sách QLDN phân phối thông tin về ngân sách quản lý có khả năng phát sinh trong kỳ. Định mức đóng vai trò chỉ đạo và định hướng các hoạt động quản lý kinh doanh. 

Doanh nghiệp cần mang ra định mức ngân sách QLDN hợp lý dựa trên số liệu các năm trước, thu nhập plan và các quyết sách phát triển của doanh nghiệp. 

Định mức ngân sách QLDN nên cụ thể theo các khoản mục ngân sách nhỏ và kèm theo các kpi định lượng như: ngân sách quản lý thay đổi và ngân sách quản lý cố định, số lượng và số vốn tiêu hao hạn chế bao nhiêu. Các kpi nào được vượt qua định mức với tỷ lệ vượt bao nhiêu cần nêu rõ.

Định mức ngân sách QLDN nếu tiết kiệm quá mức gây tác động tới hoạt động của doanh nghiệp kéo theo việc thu nhập giảm theo thì cần suy xét tùy thuộc tình hình kinh doanh và mục tiêu phát triển để lựa chọn phương án tiết kiệm hay tiêu dùng cho hợp lý.

7. Tổng kết

Qua nội dung: “Kế toán các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp” MISA AMIS hi vọng sẽ là giúp ích cho doanh nghiệp cũng như các anh/chị làm kế toán biết cách phân loại, quản lý và xây dựng định mức ngân sách QLDN sao cho hợp lý, đảm bảo cho công tác quản trị nội bộ và công tác thanh xác minh thuế sau này. 

Chúc anh/chị kế toán và quý doanh nghiệp sức khỏe và thành công !

PM kế toán online MISA AMIS nhận thấy tầm trọng yếu của việc giúp kế toán viên update kịp thời những quy định của chính phủ nên luôn lưu tâm tới việc update những thông tư, nghị định mới để kế toán viên nắm được thông tin sớm nhất.

Không những thế, software online MISA AMIS còn không ngừng cải tổ và nâng cấp các tính năng, tiện ích mang đến nhiều lợi nhuận cho người làm kế toán. Anh/chị kế toán viên hãy nhanh tay đăng ký dùng thử miễn phí 15 ngày để trải nghiệm bản dùng thử software kế toán online MISA AMIS.

Tác giả: Nguyễn Huân

5/5 – (1 bình chọn)