Quản lý tài chính doanh nghiệp là gì? Kỹ năng và cách thực hiện – quản lý tài chính doanh nghiệp

Tài chính là huyết quản của mọi doanh nghiệp, để tiền sinh ra tiền, mang lại nhiều lợi nhuận thì tuyệt kỹ quản lý tài chính doanh nghiệp hiệu quả là một trong những tuyệt kỹ trọng yếu nhất với giám đốc điều hành. Bởi vì, khi nguồn tiền hết sạch cũng là lúc doanh nghiệp phá sản. Vậy quản lý tài chính doanh nghiệp là gì và làm sao mà quản lý hiệu quả? Nội dung dưới đây của Magenest sẽ trả lời cho bạn những thắc mắc trên.

Quản lý tài chính doanh nghiệp là gì?

Trong kinh tế học, quản lý tài chính doanh nghiệp (Financial Management) là việc lập mưu hoạch, tổ chức, chỉ đạo và kiểm tra các hoạt động tài chính như: sắm sửa, sử dụng quỹ tiền tệ của doanh nghiệp vào các hoạt động thiết yếu.

Quản lý tài chính doanh nghiệp và tài chính kế toán là hai hoạt động gắn bó chặt chẽ với nhau, trổ tài trong việc quản lý các giải trình tài chính. Việc quản lý tài chính cần phải ứng dụng các phép tắc quản lý chung cho các nguồn lực tài chính trong doanh nghiệp.

Quản lý tài chính là một trong những công việc trọng yếu hàng đầu của người đứng đầu bởi quản lý tài chính hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp tối đa hóa lợi nhuận mà còn trợ giúp doanh nghiệp phát triển tiến triển.

Cách quản lý tài chính doanh nghiệp hiệu quả

Nhiều doanh nghiệp đi đến tình trạng phá sản hoặc nợ nần chồng chất do không biết cách quản lý tài chính, chúng ta nên tham khảo các cách quản lý hiệu quả sau để giúp doanh nghiệp của mình tránh khỏi các tổn thất không đáng có.

Quản lý tài chính kế toán có hệ thống

Việc quản lý tài chính doanh nghiệp có hệ thống sẽ giúp doanh nghiệp phát triển kiên cố nhất. Toàn bộ các khoản vay, khoản thu chi, ngân sách đầu tư, tiền lương,… cần phải được theo dõi một cách cụ thể kỹ lưỡng.

Sử dụng PM quản lý tài chính – kế toán là vấn đề cần thiết nhất cho các doanh nghiệp quy mô lớn, hoặc những doanh nghiệp muốn quản lý vấn đề tài chính của mình một cách cụ thể.

Thu chi rõ ràng

Các khoản thu chi của doanh nghiệp cần phải được ghi chép lại thận trọng. Ngoài ra, việc sở hữu plan thu chi rõ ràng sẽ giúp bạn quản lý dòng tiền đúng đắn hơn, tránh được tình trạng thâm hụt ngân sách.

Để không mắc phải các khoản nợ, phép tắc là bạn không nên tiêu xài nhiều hơn lợi nhuận mà doanh nghiệp có được.

Đầu tư sinh lời

Liên tục đầu tư những khoản tiền nhàn rỗi của doanh nghiệp vào những dự án sinh lời sẽ mang lại nhiều lợi nhuận cho doanh nghiệp hơn. Các khoản đầu tư hiệu quả với tỷ suất sinh lợi cao sẽ tạo ra dòng tiền thu về rất lớn.

Thăng bằng giữa rủi ro và tỷ suất sinh lời

Một nhà quản lý tài chính kỳ cựu chắc nịch sẽ biết cách cân đối giữa rủi ro và lợi suất. “High risk, high return”: mức rủi ro nhỏ sẽ tạo ra một khoản lợi nhuận nhỏ và mức rủi ro lớn sẽ tạo ra một khoản lợi nhuận lớn. Nếu bạn muốn mang về cho doanh nghiệp một khoản lợi nhuận lớn thì bạn cũng phải chấp thuận rủi ro lớn có thể sẽ xảy ra.

Note đến thuế

Bất kỳ những khoản sinh lời nào cũng đều bị đơn vị nhà nước đánh thuế, vì vậy việc xem xét và tính toán kỹ các khoản đầu tư chịu ràng buộc của thuế ngay từ đầu là điều vô cùng thiết yếu.

Luôn có plan dự trữ

Mặc dù các phương án đã có của các bạn có tốt đến đâu thì những trường hợp rủi ro không lường trước vẫn có thể xảy đến. Hãy trang bị cho mình nhiều phương án bằng các quỹ dự trữ, sử dụng các dịch vụ bảo hiểm, để có thể đơn giản vượt qua khủng hoảng ngạc nhiên như: đại dịch Covid 19, làm ăn thua lỗ, scam, thiên tai, hỏa hoạn,…

Việc có thêm một phương án Ɓ, ₵ hoặc thậm chí 𝓓 là điều mà hầu như các nhà quản lý tài chính cần phải làm.

Sử dụng PM quản lý tài chính

Theo thăm dò của các Chuyên Viên tài chính thì có khoảng 95% các doanh nghiệp vừa và lớn sử dụng PM quản lý tài chính cho doanh nghiệp của mình. Software quản lý tài chính mang lại nhiều lợi nhuận cho doanh nghiệp có thể nói đến:

• Quản lý nguồn vốn hiệu quả.
• Đơn giản quản lý nguồn vốn và cơ cấu vốn.
• Quản lý thu chi sáng tỏ, rõ ràng.
• Thanh toán đúng hạn.
• Lập và phê duyệt plan ngân sách nhanh chóng.
• Phân bổ nguồn lực hợp lý cho các hoạt động bên trong và bên ngoài của doanh nghiệp.
• Xác lập giải trình, KPI trợ giúp việc kiểm tra cụ thể các hạng mục, tránh tiêu xài quá mức.
• Hệ thống bảo mật cao và an toàn.
• Nhập liệu đơn giản nhanh chóng, tiết kiệm thời gian cho người tiêu dùng.

Tuyệt kỹ quản lý tài chính doanh nghiệp

Quản lý tài chính một cách hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp giảm được ngân sách đầu tư mà còn đảm bảo luôn có sẵn nguồn vốn khi thiết yếu. Đây là hoạt động liên quan tới việc phân bổ các quỹ thiết yếu để bộ máy vận hành của doanh nghiệp hoạt động trơn tru. Dưới đây là một số phép tắc cũng như phương pháp quản lý tài chính doanh nghiệp giành riêng cho bạn:

Luôn có quỹ dự trữ

Rất nhiều nhà quản lý doanh nghiệp không Note tới việc xây dựng quỹ dự trữ, dẫn tới việc khi gặp khủng hoảng thì không có nguồn tài chính “cứu cánh”. Đại dịch Covid-19 là một ví dụ điển hình cho thấy tất cả chúng ta có thể gặp bất kì khủng hoảng nào trong kinh doanh mà không thể lường trước được.

Quỹ phòng sẽ là một khoản tài chính vừa đủ để duy trì hoạt động doanh nghiệp trong thời kỳ khó khăn, hoặc để đầu tư vào các thời cơ tiềm năng, vô tiền khoáng hậu.

Thông thường, các doanh nghiệp sẽ trích một phần lợi nhuận để xây dựng quỹ dự trữ. Quỹ này sẽ đảm bảo cho doanh nghiệp duy trì hoạt động bình thường từ 3 đến 6 tháng. Để xác có thể định được số vốn thiết yếu cho quỹ, hãy khởi nguồn từ ngân sách chia theo ngân sách cố định và ngân sách thay đổi.

Lập mưu hoạch kinh doanh

Một plan kinh doanh rõ ràng và cụ thể sẽ cho biết doanh nghiệp đang ở đâu trong điều kiện thị trường hiện tại và mục tiêu mà doanh nghiệp muốn đạt được là gì. Về mặt tài chính, lập mưu hoạch sẽ giúp doanh nghiệp phân bổ nguồn tài chính và các hoạt động kinh doanh thiết yếu nhằm xúc tiến thu nhập. Đồng thời cho người quản lý doanh nghiệp biết làm thế nào để có được nguồn vốn thiết yếu để duy trì hoạt động kinh doanh.

Việc phân bổ tài chính hợp lý là vấn đề cần thiết để doanh nghiệp đạt được thành công. Để làm được điều này, trọng yếu là phải biết doanh nghiệp của các bạn đang đứng ở đâu trên thị trường, lợi tức đầu tư là bao nhiêu, lợi nhuận đạt được là bao nhiêu…. Trả lời được những thắc mắc này sẽ giúp giám đốc điều hành quản lý tài chính tốt hơn.

Giảm nợ

Một phép tắc không kém phần trọng yếu giúp quản lý tài chính trong doanh nghiệp hiệu quả này là ưu tiên giảm nợ. Nợ khó đòi có thể là căng thẳng và làm tác động tới thu nhập, đến các plan kinh doanh ngắn hạn và lâu dài của doanh nghiệp. Cũng chính vì vậy, doanh nghiệp không nên mang theo những khoản nợ khó đòi này từ năm này qua năm khác. Thay vào đó, cần xóa sổ chúng để đảm bảo tình hình tài chính kiên cố và ổn định.

Dự đoán dòng tiền

Hãy duy trì dự đoán dòng tiền cụ thể mỗi ngày, theo từng mặt hàng, sản phẩm trên nền tảng luân phiên trong 6 tháng tới. Đồng thời xác nhận xem có khoản thâm hụt nào hay không và lập mưu hoạch chi trả toàn bộ các khoản thâm hụt từ các quỹ khác hoặc bằng cách thu xếp vốn lưu động.

Update giải trình thường xuyên

Bên cạnh dự đoán dòng tiền, nhà quản lý doanh nghiệp cũng nên thường xuyên update giải trình để có thể nắm được các số liệu kinh doanh trọng yếu. Mỗi tháng một lần, chúng ta nên đối chiếu các khoản thu, chi, vay, tiền gửi, tiền lãi… nếu có phát sinh sẽ được xử lý nhanh chóng.

Xem xét giá trị của tiền tệ

Trước khi quyết định đầu tư một số vốn lớn thì bên cạnh việc tìm hiểu về lợi nhuận có thể mang lại, doanh nghiệp cần phải tìm hiểu thêm về giá trị thời gian của tiền tệ (tăng giảm)… để phân bổ dòng tiền cho thích hợp.

Thuê dịch vụ bên ngoài để giảm bớt ngân sách

Để tối thiểu hóa ngân sách hoạt động, bạn cũng có thể xem xét tới việc thuê dịch vụ bên ngoài để xử lý các khoản giải trình, thuế… thay vì cần tới một phòng ban kế toán độc lập (tuy nhiên điều này chỉ ứng dụng với các doanh nghiệp nhỏ với ít nhân viên).

Đầu tư vào công nghệ

Để giảm thiểu tối đa các rủi ro từ các thao tác nhập tay thủ công và hạn chế về phân quyền, truy cập sử dụng, việc đầu tư vào một phương án quản lý tài chính tổng thể là thiết yếu với các doanh nghiệp hơn lúc nào hết.

Cơ chế quản lý tài chính doanh nghiệp

Quản lý tài sản cố định (TSCĐ): bao gồm TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình. Trong số đó, bao gồm quản lý hiện vật, quản lý chất lượng, tính toán và phân bổ khấu hao TSCĐ, sửa chữa, nâng cấp và thanh lý TSCĐ. Đây là một công việc khá khó khăn vì nó bao gồm cả các phương án về phân định trách nhiệm quản lý, sử dụng, hạch toán khấu hao và cả quản lý về mặt kỹ thuật, công nghệ.

Quản lý tài sản lưu động (TSLĐ) và vốn lưu động: kể cả việc tìm hiểu chuyển hóa của TSLĐ, cơ cấu và phân loại TSLĐ, quản lý hàng tồn kho, trích lập và sử dụng quỹ dự trữ, thiết lập các quyết sách giảm giá sản phẩm tồn kho, mô hình chu chuyển vốn lưu động, tuyệt kỹ phân tích vòng quay vốn và hiệu quả sử dụng vốn lưu động.

Quản lý vốn bằng tiền: kể cả việc lập mưu hoạch sử dụng tiền mặt (VNĐ và ngoại tệ), lập bản plan vay, trả nợ, tổ chức, quản lý và kiểm tra các quỹ tiền mặt tại trụ sở chính và các chi nhánh, tổ chức việc giao dịch với các ngân hàng trong và ngoài nước, thiết lập các quyết sách an toàn tiền khi giao dịch thanh toán, nhất là giao dịch thanh toán điện tử.

Quản lý tín dụng thương mại dịch vụ và quá trình tham gia vào thị trường tài chính: kể cả việc quản lý các phương thức kinh doanh, thu tiền, sử dụng PM tín dụng thương mại dịch vụ, quản lý chính sách vay nợ và thu nợ, vấn đề chi trả và mua bán dịch vụ thương mại, sử dụng và quản lý các tiện ích liên quan đến tài chính.

Quản trị nguồn vốn của doanh nghiệp: kể cả việc quản lý các nguồn vốn tự có, nguồn tín dụng ngân hàng và tín dụng thương mại, ngoài ra còn quản trị nguồn cổ phiếu và trái phiếu trung tâm tư vấn du học, nguồn từ lợi nhuận so với vốn dùng để tái đầu tư.

Quản lý việc ra quyết định đầu tư: phân tích ngân sách đầu tư là mô hình tính toán tiềm lực vốn, khả năng đầu tư, nhất là đầu tư sản xuất kinh doanh quy mô lớn. Trong số đó, phải đặc biệt Note tới việc phân tích doanh lợi và phân tích sự rủi ro trong các hoạt động đầu tư.

Quản lý rủi ro tài chính bán hàng: nhận diện và xử lý các rủi ro tiềm tàng trong sản xuất, kinh doanh, nhằm giảm thiểu thiệt hại.

Ngoài ra, phân tích tài chính cũng là dụng cụ hữu hiệu trong phương án quản trị tài chính doanh nghiệp. Việc phân tích giúp người chủ doanh nghiệp nhìn nhận đúng đắn tình trạng tài chính, những yếu tố tích cực và tiêu cực, thông qua tính toán và phân tích khoa học. Từ đó có thể nhận ra được nguyên nhân và tìm thấy các phương án phát huy thế mạnh, hạn chế các khuyết điểm, giúp doanh nghiệp tăng trưởng kiên cố.

Những lưu ý khi quản lý tài chính doanh nghiệp nhỏ

Việc quản lý tài chính doanh nghiệp vừa và nhỏ thường bị xem nhẹ. Một nguyên nhân được mang ra là chủ doanh nghiệp nhỏ thường bị quá tải với nhiều công việc, do đó họ có rất ít thời gian để quản lý tài chính hoặc nếu có thì cũng làm không được tốt. 

Theo thực tiễn cho thấy, có tới 80% doanh nghiệp ở mọi quy mô, nếu không quản lý tốt dòng tiền thì đều kinh doanh không thành công hay thậm chí phá sản. 

Dưới đây là những cách cơ bản giúp chủ các doanh nghiệp nhỏ quản lý hiệu quả nguồn tài chính của mình:

• Đăng ký tham gia một lớp kế toán cơ bản trước khi bước chân vào đoạn đường kinh doanh. Tri thức học được từ khóa học đó sẽ giúp bạn quản lý sổ sách của trung tâm tư vấn du học, tránh trường hợp bị nhân viên kế toán qua mặt.
• Trước khi khởi đầu kinh doanh, nên tìm một kế toán thành thục về loại hình kinh doanh mà bạn định tham gia và thường xuyên trao đổi, tham khảo ý kiến của người này. Điều đó sẽ giúp bạn biết đâu là những cụ thể cần quan tâm và đâu là những vấn đề cần tránh khi quản lý tài chính.
• Đầu tư vào công nghệ không lúc nào là lãng phí vì vậy hãy chọn PM quản lý tài chính tốt nhất cho doanh nghiệp của mình.
• Khi doanh nghiệp mới khởi đầu hoạt động, công việc quản lý tài chính chưa nhiều và khó khăn thì nhà quản lý nên theo dõi sổ sách và thực hành những lý thuyết kế toán đã được học.
• Ngay từ đầu, nhà quản lý nên thiết lập các biện pháp chống gian lận, thiếu trung thực. Các biện pháp này kể cả việc thiết lập các quyết sách xác minh và kiểm tra nội bộ.
• Một lưu ý trọng yếu là đừng bỏ qua các giải trình hàng tháng từ ngân hàng. Điều độ hàng tháng, nhà quản lý nên đối chiếu số dư tiền vay, tiền gửi và tiền lãi với giải trình đó.
• Việc giải trình dòng tiền hàng tháng cần được update và theo dõi thường xuyên, đúng hạn. 
• Để tinh giản bộ máy nhân viên cho doanh nghiệp, nhà quản lý có thể thuê dịch vụ bên ngoài.
• Nhà quản lý nên xây dựng giải trình tài chính hàng tháng để thuận tiện cho việc theo dõi tiến độ phát triển của công việc kinh doanh từ đó có thể kịp thời mang ra các plan thiết yếu.
• Tài khoản dùng để kinh doanh không nên gộp chung tài khoản cá nhân để sáng tỏ dòng tiền.

Software quản lý tài chính doanh nghiệp

Software quản lý tài chính doanh nghiệp là gì?

Software quản lý tài chính doanh nghiệp là tập hợp các quy trình làm việc, điều khiển dòng tiền trong quá trình sản xuất kinh doanh nhằm mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Thông thường, một PM quản lý tài chính sẽ có các dấu hiệu sau:

• Trợ giúp việc lập và phê duyệt plan ngân sách trong doanh nghiệp.
• Phân bổ các nguồn lực tài chính tới các hoạt động tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp.
• Phân phối giải trình kèm theo KPI, từ đó giúp nhận diện và kiểm tra từng hạng mục ngân sách, giảm thiểu việc tiêu xài vượt định mức.
• Kiểm tra ngân sách thực tiễn của từng hạng mục cho từng phòng ban và phòng ban, giúp chấm hết việc tiêu xài trùng lặp và không thiết yếu.

Software quản lý tài chính mang lại lợi nhuận gì cho doanh nghiệp?

So với các doanh nghiệp quy mô lớn, khối lượng công việc tài chính vô cùng khổng lồ và phức tạp, nếu không có sự trợ giúp của PM. Dưới đây là 3 lợi nhuận mà một PM quản lý tài chính mang lại cho doanh nghiệp:

Nắm vững tình hình tài chính doanh nghiệp

Software quản lý tài chính là dụng cụ giúp tổng hợp, lưu trữ và update nhanh chóng nhất tình hình tài chính toàn thể doanh nghiệp. Nhà quản lý sẽ dựa vào số liệu trên PM để nắm bắt tình hình kinh doanh, dòng tiền ra-vào của doanh nghiệp từ đó có biện pháp điều chỉnh hợp lý và kịp thời.

Quản lý nguồn vốn và cơ cấu sử dụng vốn

Từ những số liệu update trên PM, nhà quản trị sẽ hiểu rằng các nguồn vốn hiện tại từ đâu mà có, chiếm tỷ trọng bao nhiêu nhằm đảm bảo an toàn tài chính cho doanh nghiệp.

Không những thế, các PM quản lý tài chính hiện tại có tính năng thông báo, lập giải trình quá trình sử dụng vốn, hiển thị mỗi ngày trên trang chủ giúp người tiêu dùng đơn giản theo dõi và phân bổ hợp lý.

Nâng cao năng lực của bộ máy quản lý tài chính

Nhờ PM quản lý tài chính, doanh nghiệp có thể đơn giản phân tích, thống kê tài chính nhanh chóng, hạn chế tối đa sai sót.

Không chỉ thế, hầu như các PM quản lý tài chính hiện tại đều có khả năng làm việc online nên dù ở bất cứ nơi nào hay bất kì lúc nào, người quản lý cũng có thể nắm bắt được tình hình kinh doanh của doanh nghiệp.

3 Software quản lý tài chính doanh nghiệp chúng ta nên sử dụng

Odoo

Software hoạch định nguồn lực doanh nghiệp Odoo tích hợp hơn 30 phân hệ cốt lõi với hơn 1000 ứng dụng tùy chỉnh, mang đến khả năng trợ giúp hiệu quả trong công tác quản trị doanh nghiệp. Tùy vào mô hình, quy mô và nhu cầu sử dụng mà các doanh nghiệp có thể lựa chọn cho mình những phân hệ thích hợp.

Phân hệ Kế toán tài chính – Accounting là một trong những phân hệ cốt lõi của Odoo, giúp doanh nghiệp tích hợp việc ghi chép sổ sách với toàn thể hoạt động kế toán, quản lý tài chính.

Các tính năng của Odoo Accounting:

• Sổ nhật ký kế toán.
• Thiết lập hệ thống kế toán ban đầu.
• Định khoản.
• Kế toán mua và bán hàng.
• Chuyển quỹ.
• Quản lý ngân sách nhân viên.
• Đơn giản lập giải trình kế toán: Bảng cân đối kế toán, lồng tiền, số cái, tuổi nợ…

Sage Live

Sage Live là một phương án kinh doanh và kế toán tài chính hoàn chỉnh, cho phép người dùng kết nối dữ liệu CRM, kế toán và tài chính trên một ứng dụng duy nhất. Với dữ liệu thống nhất, người dùng sẽ tiết kiệm thời gian hơn trong việc xây dựng các giải trình và có thể dành thời gian hơn đó cho những vấn đề trọng yếu khác.

Accounting Seed

Accounting Seed là một ứng dụng kế toán, hạch toán đầy đủ và tích phù hợp với PM ERP. Software này giúp theo dõi dữ liệu tài chính thông qua toàn thể vòng đời kinh doanh: từ tiếp thị, thực hiện dự án, đến bán sản phẩm và kế toán văn phòng, để tạo ra các giải trình tài chính theo yêu cầu của người dùng.

Lời kết

Tài chính được xem là nguồn sống của doanh nghiệp, nếu quản lý tài chính kém hiệu quả thì doanh nghiệp rất có rủi ro đứng trên bờ vực phá sản. 

Kỳ vọng qua nội dung này, bạn đã nắm được khái niệm và biết cách quản lý tài chính cho trung tâm tư vấn du học bạn một cách hiệu quả. Ngoài ra, nếu bạn đang cần tư vần lựa chọn một PM quản lý tài chính doanh nghiệp phù phù hợp với nhu cầu muốn thì hãy liên hệ với Magenest để được tư vấn bởi các Chuyên Viên hàng đầu trong ngành nghề ERP nhé!

Xem cụ thể

Thu gọn